2. MARCO TEÓRICO - ANÁLISIS DE PUESTOS Y SELECCIÓN DE PERSONAL

2.8 ANÁLISIS DE PUESTOS

Estudia y determina los requisitos de calificación, responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para que sea desempeñado de manera efectiva; en otras palabras, es un estudio detallado del puesto para determinar el grado en se da cada uno de los factores de evaluación (Chiavenato, 2004).

Chao (2012) menciona que es una herramienta necesaria para la correcta planeación de recursos humanos, ya que permite reunir información de los deberes y responsabilidades asociadas a cada puesto, de la relación del puesto con otros puestos de trabajo, así como de los conocimientos y habilidades que se necesitan y de las condiciones de trabajo en las que se realizará. Asimismo, hace hincapié en que el análisis se efectúa al puesto en cuestión y no a la persona que ocupa tal puesto.

Dessler y Varela (2004) lo describen como un procedimiento para determinar las responsabilidades de los puestos y las características que la gente debe tener para cubrirlos y que brinda información sobre las actividades y requisitos del puesto, la cual se utiliza para elaborar descripciones de los puestos (lo que implica el puesto) y las especificaciones o el perfil del puesto de trabajo (el tipo de persona a contratar).

A grandes rasgos:

·        Proporciona información sobre las responsabilidades del puesto.

·         Son la base para crear programas de capacitación.

·         La información sobre las características de las personas requeridas se utiliza para decidir el tipo de candidato a reclutar y contratar.

·         Tiene una FUNCIÓN ESENCIAL en la Administración de Recursos Humanos.

·         El gerente utiliza esta información del análisis de puestos para redactar la especificación del puesto, donde se listan los conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren para efectuar el trabajo de manera satisfactoria.

Utiliza las siguientes técnicas de recopilación:

1.  Entrevistas: Se hacen a quienes ocupan el puesto, o a uno o varios de los supervisores que conocen a fondo las tareas. Sirve para identificar las obligaciones y responsabilidades de un puesto de trabajo.

2. Cuestionarios: Se les solicita a los empleados contestar un cuestionario que describe las obligaciones y responsabilidades del puesto.

3. Observación: Se hace una observación directa especialmente en los puestos que tienen actividades físicas observables.

4.  Diarios y bitácoras: Se les pide a los trabajadores que lleven un diario o una bitácora de lo que hacen durante el día.

5.  Internet: Se puede tener la opción de realizar cuestionarios estandarizados para el análisis de puestos, para trabajadores ubicados en distintos puntos geográficos etc.

6. Otras: Existen otro tipo de técnicas dependiendo de la empresa y/o el país como por ejemplo el Cuestionario de análisis de puestos (CAP).

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Entre sus elementos se encuentran los requisitos que el puesto impone a su ocupante:

1.    Requisitos intelectuales: Son los requisitos intelectuales que el trabajador deberá tener como: escolaridad, experiencia, adaptabilidad al puesto, iniciativa y aptitudes.

2.     Requisitos físicos: Comprenden la cantidad y la continuidad de la energía y del esfuerzo físico e intelectual que requiere el puesto, así como la fatiga que también provoca: esfuerzo físico requerido, concentración visual, destrezas o habilidades, complexión física requerida.

3.    Responsabilidades que adquiere: Son las responsabilidades con las que contará el trabajado en su puesto: supervisión del personal, material, herramientas o equipo, dinero, títulos o documentos, relaciones internas o externas, información confidencial.

4.     Condiciones de trabajo: Comprenden las condiciones del ambiente y los alrededores en los que se realiza el trabajo: ambiente de trabajo, riesgos de trabajo (accidentes y/o enfermedades) (Chiavenato, 2004).

A continuación, se mencionan sus etapas de acuerdo con Chiavenato (2004):

1.    Etapa de planeación: En esta etapa se planea todo el trabajo que se hará en el análisis de puestos. Incluye una etapa de escritorio y una de laboratorio con los siguientes pasos: determinar los puestos a describir, elaborar el organigrama de los puestos y el cronograma de trabajo, elegir los métodos de análisis a emplear, seleccionar los factores de análisis (criterio de la generalidad y criterio de la variedad o discriminación), dimensionar los factores de análisis y graduar los factores de análisis.

2.    2. Etapa de preparación: En esta etapa se incluyen los esquemas o materiales de trabajo como: Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos, preparación del material de trabajo (formularios impresos, materiales etc.), preparación del ambiente (aclarar la dirección, gerencia, supervisores etc.) y obtención de datos previos (nombres de los ocupantes del puesto, relación de los equipos, herramientas, materiales etc.).

3.    3. Etapa de realización: En esta esta etapa se obtienen los datos respecto a los puestos que se analizarán y en la que se hará el reporte del análisis: obtención de los datos sobre los puestos mediante los métodos elegidos, selección de los datos obtenidos, redacción provisional del análisis hecha por el analista de puestos, presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato para su ratificación, redacción definitiva del análisis de puesto y presentación de la redacción definitiva del análisis de puesto para su aprobación.

Por otro lado, de acuerdo con Chiavenato (2009), la selección de personal funciona como un filtro que sólo permite acceder a la organización a algunas personas que cuenten con las características deseadas.  Asimismo, se afirma que “la selección consiste en la elección precisa de la persona indicada para el puesto correcto en el momento oportuno” (Chiavenato, 2009, p. 137).

La selección busca entre diversos candidatos, a quienes sean más adecuados para los puestos que existen en la organización o para las competencias requeridas, es decir, pretende mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño humano, así como la eficacia de la organización.

Por consiguiente, es necesario tomar en cuenta las diferencias individuales como las mencionadas por Chiavenato (2009):

• Físicas: estatura, peso, complexión física, fuerza, agudeza visual y auditiva, resistencia a la fatiga etc.
• Psicológicas: temperamento, carácter, inteligencia, aptitudes, habilidades, competencias, etc.

Las características anteriores hacen que las personas se comporten de manera diferente, que perciban las situaciones de modo distinto y que su desempeño sea diverso, teniendo como consecuencia un mayor o menor éxito en las organizaciones. Por otro lado, las personas difieren unas de otras en sus formas de comportarse, en sus relaciones, en su capacidad para aprender una tarea y en su manera de hacerla después de haberla aprendido, en su historia personal, en su bagaje biológico, en su inteligencia y aptitudes, en su aportación a la organización etc.

2.9 SELECCIÓN DE PERSONAL

Ahora bien, otro aspecto importante de la selección de las personas es hacer hincapié en las variables individuales mencionadas anteriormente. Una vez que concluye el proceso de selección, se tendrá como resultado no sólo un diagnóstico actual, sino, básicamente un pronóstico y proyección a futuro de tales variables (Chiavenato, 2009).

Chiavenato (2009) resume los objetivos del proceso de selección de la siguiente forma:

• Es el proceso de escoger al mejor candidato para un puesto.
• Utiliza a una organización para escoger, entre una lista de candidatos, a la persona que mejor cumpla con los procesos de selección para el puesto disponible, de acuerdo con las condiciones actuales del mercado.
• Es la obtención del uso de información sobre candidatos reclutados del exterior para decidir a cuál de ellos se le presentará una oferta de empleo.
• Es un proceso de decisión, con base en datos confiables, para añadir talentos y competencias que contribuyan al éxito de la organización a largo plazo. 

Figura 1. Chiavenato (2009). Selección con base en el puesto frente a selección con base a competencias. Gestión del Talento Humano, p. 138.

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Cómo es el proceso de selección de personal? Chiavenato (2009), menciona cuatro modelos de trato dentro del proceso de selección:

1. Modelo de colocación: hay un solo candidato y una sola vacante que ocupará ese candidato. El modelo no incluye a alternativa del rechazo. El candidato que se presente debe ser admitido, sin sufrir un rechazo.

2. Modelo de selección: Hay varios candidatos y sólo una vacante a ocupar. Cada candidato es comparado con los requisitos que exige el puesto y sólo se presentan dos alternativas: la aprobación o el rechazo. Si el candidato es aprobado se le debe admitir. Si es reprobado, se le elimina del proceso de selección porque existen otros candidatos para el puesto vacante y sólo uno de ellos podrá ocuparlo.

3. Modelo de clasificación: Existen varios candidatos para cada vacante y varias vacantes para cada candidato. Cada candidato es comparado con los requisitos que exige el puesto que se pretende cubrir. Se presentan dos alternativas para el candidato: ser aprobado o ser rechazado para ese puesto. Si es aprobado, entonces se le admite. Si es rechazado, se le compara con los requisitos de otros puestos que se pretende cubrir, hasta que se agoten los puestos vacantes y las alternativas restantes. Por tal motivo se le conoce como clasificación que parte de un concepto amplio de candidato, es decir, la organización no lo considera con interés en un único puesto, sino como un candidato para la organización y se le podrá colocar en el puesto más adecuado de acuerdo con sus características personales.

4. Modelo de valor agregado: se enfoca en el abastecimiento y la provisión de competencias a la organización. Cada candidato es visto desde el punto de vista de las competencias individuales que ofrece para incrementar las competencias de la organización. Si tales competencias individuales que ofrece interesan a la organización, el candidato es aceptado. De lo contrario, se le rechaza. La idea principal es incrementar el portafolio de competencias de la organización de tal manera que garanticen su competividad.

De acuerdo con Grados (2013), los pasos de la selección de personal son los siguientes:

• Vacante: se puede deber debido a una nueva creación, promoción o transferencia, baja, incapacidad, carga de trabajo o temporada.
• Requisición: el encargado del área donde se tiene la vacante debe entregar al área de recursos humanos un formato llamado “Requisición de personal” en donde se especifican los requisitos que debe cumplir el candidato que cubra la vacante; es aquí donde el psicólogo deberá de elaborar el perfil de puestos.

Proceso de reclutamiento

• Presolicitud: es muy útil especialmente cuando se tiene una gran cantidad de candidatos y permite apreciar de manera más rápida si el candidato cuenta con los requisitos indispensables para cubrir el puesto (identificación del candidato y requisitos mínimos indispensables para cubrir el puesto).
• Solicitud: es un cuestionario debidamente estructurado que deberá de contener los datos relevantes del candidato (datos personales, datos escolares, formación complementaria, experiencia ocupacional, datos familiares, referencias laborales, referencias económicas, referencias personales, pretensiones económicas, generales etc.). 
• Entrevista inicial (directa): su finalidad es corroborar los datos obtenidos en la solicitud, tener contacto visual con el candidato, ahondar en la experiencia e información de tipo cualitativa y hacer un registro observacional de su conducta. Se le proporciona al candidato información respecto a la vacante
• Evaluación técnica: proporciona datos sobre aspectos académicos del candidato, de manera que sólo los mejor preparados podrán continuar con el proceso de selección.
• Evaluación psicológica: se reúnen los datos de capacidad intelectual y emocional del candidato.
• Encuesta socioeconómica: permite verificar de manera directa y objetiva las condiciones en las que se desenvuelve el solicitante.
• Entrevista en la selección (indirecta-mixta): valora los datos obtenidos en los pasos anteriores, es decir, mediante el currículum vitae, la solicitud, los exámenes psicológicos etc.
• Examen médico: se utiliza para conocer si el candidato posee la capacidad física para desempeñar su trabajo sin consecuencias negativas para él o para las personas que lo rodean. Es importante para evitar accidentes, enfermedades laborales y ausentismo por problemas de salud.
• Conclusión: integra todos los datos obtenidos de todo el proceso de selección, analizándose todas las características del aspirante, comparándolas con el perfil de puesto, de tal modo que pueda emitirse un juicio valorativo sobre la aceptación o no del aspirante.
• Decisión: constituye el hecho de aceptar o rechazar al candidato.
• Contratación: se formaliza la aceptación del candidato como parte integral de la empresa, regidas por la Ley Federal del Trabajo y de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa.

Ahora bien, ¿Qué busca una entrevista de selección? El objetivo que se busca en la entrevista de selección es obtener datos específicos del comportamiento del individuo con base al área correspondiente. Grados (2013), divide las etapas de la entrevista de selección de la siguiente forma:

1. Apertura: Es la primera recepción formal del entrevistado, cuando se forma una primera impresión como resultado del conocimiento mutuo.

2. Rapport: Se le denomina así a la corriente de simpatía y comunicación que se establece entre el entrevistado y el entrevistado con la finalidad de disminuir la ansiedad del solicitante, crear una atmósfera agradable, de confianza, naturalidad etc.

a) Approach: Establecimiento de una distancia social, de acuerdo con el tipo de entrevista y objetivo de la misma.

b) Empatía: Capacidad de sentir lo que otros sienten, percibir lo que otros perciben; es decir, capacidad de ponerse en el lugar de la otra persona para entenderla mejor.

3. Desarrollo: Es la parte central de la entrevista donde se reúne la mayor parte de la información, sobre todo de tipo cuantitativo como datos generales y escolaridad.

4. Cima: Se obtiene información cualitativa en la cual es más conveniente investigar el área de concepto de sí mismo y metas.

5. Cierre: Es la etapa donde se concluye la entrevista y generalmente se le pregunta al solicitante si tiene algo más que agregar.

Por consiguiente, la entrevista se divide en:

1. Entrevista Inicial: Grados (2013) menciona que esta entrevista tiene como objetivo corroborar los datos obtenidos en la solicitud, tener contacto visual con el candidato, ahondar en la experiencia e información de tipo cualitativa y realizar un registro de su conducta de acuerdo a lo observado. Se le proporciona al candidato información con respecto a la vacante como: condiciones de trabajo, sueldo etc. En resumen, es el primer filtro evaluativo de los candidatos antes de pasar a la evaluación técnica y psicológica.

2. Entrevista Profunda: Se realiza con el propósito de comprobar el grado en el que la persona que aspira a ocupar la vacante posee con los conocimientos y habilidades necesarios. Tiene 3 modalidades como la entrevista tradicional, entrevista conductual y entrevista por competencias (Zepeda, 2017).

Los exámenes de aptitudes o competencias se realizan como un complemento de la psicometría con el objetivo de verificar si el candidato posee en verdad alguna aptitud específica que sea indispensable para el desempeño correcto del puesto. En la actualidad cuentan ahora con la posibilidad de apoyare en simuladores que permitan a los seleccionadores atestiguar que el candidato realmente las posea. Ahora bien, más allá de la utilización de pruebas diseñadas de manera interna por las organizaciones, se ha popularizado el uso de los centros de evaluación.

Por otro lado, un centro de evaluación se define como "una evaluación estandarizada basada en múltiples insumos" (International Task Force on Assessment Center Guidelines, como se citó en Zepeda, 2011), en los cuales se incluyen ejercicios de simulación donde varios observadores debidamente capacitados, registran y clasifican las conductas de interés de acuerdo con constructos teóricos sólidos, y asignan puntuaciones para las conductas con base en el consenso o en la agregación estadística; cuya técnica ha sido utilizada para seleccionar, diagnosticar y desarrollar personas al interior de las organizaciones, ya sea a la hora de elegir candidatos externos, de certificar competencias, de promover candidatos internos o de identificar a personas de alto potencial.

Posteriormente en el proceso se aplican las pruebas psicométricas; los términos psico y metría, de acuerdo con González (2007), significan: “Medida de los fenómenos psíquicos” (p.8). Es decir, los tests psicométricos intentan medir habilidades cognitivas o rasgos de personalidad en las personas que se estudian; vinculando así a la evaluación psicológica con la Psicometría que se encarga de construir y elaborar los instrumentos de medida.

Por lo común, cuando se diseñan las evaluaciones psicométricas, se emplean diferentes análisis estadísticos y teóricos para identificar el tipo de validez y confiabilidad que poseerán los instrumentos resultantes. El desconocimiento de estas propiedades de las herramientas puede conducir a muchos seleccionadores de personal a utilizar de manera indiscriminada cualquier herramienta, como si todas fueran equivalentes; ocasionando graves errores en la valoración de los candidatos, al querer evaluar sus características con herramientas diseñadas para medir atributos distintos. Se recomienda que sean psicólogos los que participen en el proceso de selección de las herramientas y así evitar el uso no ético (Zepeda, 2017).

Finalmente, la evaluación psicológica se da por terminada cuando la información obtenida se ha organizado, sintetizado e integrado, siendo su integración una parte fundamental del proceso de evaluación, cuya función es transmitir de manera clara y concisa la información obtenida, los hallazgos, impresiones clínicas (cuando sea aplicables) y las recomendaciones específicas. Cabe mencionar que la planificación del informe., exige extremo cuidado ya que los resultados que de ella se obtengan, pueden influir en la vida de la persona evaluada (Sattler, como se citó en Heredia, Santaella y Somarriba, s/f).

Un estudio, debe organizar los datos de manera que la persona estudiada sea visible en forma íntegra, aunque los diferentes aspectos de su personalidad total, sus respuestas y sus formas de relacionarse se perciban a distintos niveles en varias secciones del informe.

Respecto a su contenido, Rivera, Lucio y Esquivel (1987) proponen desde el modelo psicodinámico un procedimiento para integrar y organizar las áreas básicas de funcionamiento y relación, la información obtenida sobre el sujeto por medio de la observación, la entrevista, historia clínica, autobiografía, pruebas psicológicas y técnicas proyectivas, proponiendo como elementos básicos:

·         Ficha de identificación: reúne los datos personales del evaluado, nombre, edad, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, escolaridad, ocupación, fuentes informantes, derivante, institución que remite etc.

·         Objetivos del reporte psicológico: en esta parte se describe el motivo por el cual el usuario y/o familiares acuden a solicitar una evaluación psicológica. Se le agregan las características de la demanda y las expectativas sobre el proceso.

·         Descripción del paciente, observaciones y comentarios: describe las características físicas y psicológicas del evaluado como apariencia, aliño, actitud ante la evaluación y formas particulares de interacción social, basadas en la observación sistemática de sus conductas durante el proceso psicodiagnóstico.

·         Antecedentes: reúne los hallazgos básicos sobre la historia de vida del sujeto, dinámica familiar, desarrollo, salud, hábitos, conducta y juegos o intereses, área escolar, laboral, sexual y social etc., al citar información pertinente y acorde con los objetivos, contexto y persona solicitante.

·         Resultados e interpretación de las técnicas empleadas: primero se enlistan las técnicas empleadas en el orden que serán analizadas con su nombre completo, versión de la prueba y el año de esta (generalmente se suelen medir los aspectos intelectuales, área perceptomotora y área afectiva).

·         Áreas libres de conflicto: se detectan los recursos y fortalezas yoicas del sujeto como base para el diseño de la intervención terapéutica.

·         Impresión diagnóstica: es la identificación de los diversos elementos que integran la organización de la personalidad del evaluado como: síntesis sobre las áreas evaluadas, organización psicodinámica de la personalidad y diagnóstico nosológico con base en las clasificaciones vigentes.

·         Pronóstico: supone una predicción de la evaluación del síntoma o queja, basada en el tipo de alteración, la gravedad, recursos personales y sociales.

·         Sugerencias de intervención: incluye las recomendaciones pertinentes al caso que deberán ser realistas y relacionadas con la conflictiva detectada y la jerarquía de síntomas.

·         Firma: indica el aval del profesionista a cargo de la evaluación y de las responsabilidades éticas inherentes.   

¿Qué papel juegan las políticas de la empresa en la selección de personal? Grados (2013) menciona que un punto que debe tenerse presente para el reclutamiento son los requisitos que la empresa determina, ya que antes de buscar al personal idóneo, de acuerdo a su conveniencia, con el fin de resguardar los intereses que se deben tanto a factores internos como externos. Estos requisitos están determinados por las políticas de la empresa, y de ninguna manera, deberán de ser omitidos por el encargado de reclutamiento y selección de personal. Ahora bien, éstas políticas se establecen de acuerdo con las características básicas de la organización; lo anterior significa que el área de reclutamiento estará supeditada a las condiciones de la empresa, lo que determinará las exigencias de presentación, salarios y otros aspectos, de acuerdo con el mercado de trabajo, el giro comercial o industrial, entre otros factores. Tales factores son de especial importancia ya que en un momento dado pueden fungir como filtros ante los candidatos y así ahorrar esfuerzo y tiempo en el proceso de reclutamiento, optimizando así el proceso de selección.

Cabe mencionar que el área de reclutamiento no puede trabajar de manera independiente de las políticas de la empresa, ya que todas ellas estarán determinadas por los factores mencionados, y que son ajenos al reclutamiento (p. 227).

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Qué relación tiene con el perfil de puestos? Durante el proceso de reclutamiento y selección, el psicólogo deberá en cuanto reciba en primera instancia la requisición de puesto, elaborar un perfil psicológico de acuerdo con las necesidades de la empresa. Cuando se tramita una requisición al departamento de personal, deberán estar claros los datos de la vacante. El psicólogo transcribirá la información de carácter psicológico y así seleccionará al candidato mejor preparado con base en el perfil que resulte de los datos, que permitan elaborar un método más adecuado de evaluación. Estos datos se refieren principalmente al área intelectual, de personalidad y habilidad. La estructuración de una batería psicológica deber estar basada con los datos establecidos en el perfil, y éste a su vez en los que presenta la requisición.

Las características intelectuales estarán determinadas por los factores de capacidad, en términos de análisis, síntesis, nivel de pensamiento, integración, organización, entre otros, dependiendo de lo que requiera el puesto. Ahora bien, las características de habilidades se refieren a condiciones técnicas determinadas por el tipo de labor que habrá de desempeñarse y finalmente, las de personalidad se refieren a los factores internos como motivación, intereses, estabilidad emocional, juicio etc.